De belangrijkste factor van slagen of falen van continu verbeteren is de actieve betrokkenheid van de lijnorganisatie. Externe partijen bieden graag programma’s en stappenplannen aan. Maar als de lijnorganisatie niet het voortouw neemt, kan men progressie wel vergeten.

De oorzaak die vaak wordt bloot gelegd is, dat de basis niet op orde is en dat de lijn nog onvoldoende zelf de regie heeft op de prestaties. Dat laatste gaan we verder uitdiepen.

Vanwege het niet hebben van regie is het bijpassende gedrag brand blussen en gaten dichtlopen. Dit geldt niet alleen voor de (team)leiders maar ook voor het management. Immers, als je huis in brand staat heb je mentaal ook weinig ruimte om na te denken over verbeteringen in je huis.

Het is logisch wat er gebeurt als er teveel variatie zit in de dagelijkse handelingen en de sturing. Iedereen doet wel iets, maar niet dat wat je wilt.

Voor de juiste interventies hebben we de volgende opties:
• Het productieproces zodanig vormen dat het bijna onmogelijk wordt om fouten te maken. Mensen kunnen gewoon handelingen niet meer uitvoeren of maar op één manier. Heel vaak worden nog nieuwe of andere handelingen geïntroduceerd en dat betekent dat er meer variatie kan ontstaan omdat mensen deze handelingen deels uitvoeren.
• Confirmeren van de belangrijke standaarden die we hebben door iedereen, want als er geen consistentie is in de uitvoering van standaarden, wat kunnen we dan ooit verbeteren?
• Het vinden van de grootste pijnpunten in het proces en deze standaardiseren

Vaak hebben de mensen al ideeën zat. En is het enige waar het aan schort tijd en actieve steun van leidinggevenden. Ondersteuning van externen is vaak helemaal niet nodig. Wat is er normaler dan met elkaar praten over het werk beter aanpakken? De ‘game changer’ die je op de kaart kunt zetten, is iets waar men zich kapot aan ergert en veel tijd aan kwijt is makkelijker maken. De mensen zien continu verbeteren als extra werk en zeker als ze het zelf moeten implementeren, dus help ze met het inregelen van de randvoorwaarden. De extra resources mogen echter niet gebruikt worden om ‘branden’ te blussen maar komen met de verplichting om zaken structureel op te lossen. Voorkom het ‘hé hé, we zijn klaar’ gevoel als de correctieve acties zijn uitgevoerd. Nee, zorg dat er een preventieve oplossing wordt gevonden. Mensen krijgen helaas vaker een compliment voor een correctieve actie omdat ze daar direct het effect van voelen, dan een compliment voor het vinden van een preventieve actie.

Zorg dat deze cirkel wordt doorbroken en zorg dat leidinggevenden de juiste mindset hebben. Dat ze preventieve acties zien als ‘must have’ in plaats van ‘nice to have’.